Як все встигнути або ефективне планування часу?
У сучасному світі найбільшу цінність мають не гроші, не золото, не діаманти, а інформація і ... час. Так-так, час. І в цьому великий парадокс прогресу. З одного боку ми маємо безліч засобів, щоб цей самий час заощаджувати. Ми вважаємо за краще їсти в ресторанах і кафе, будинки часто готуємо з напівфабрикатів, а всю «брудну» роботу за нас робить побутова техніка. Нам не потрібно витрачати дорогоцінний час на дорогу, щоб зустрітися з партнерами по бізнесу, так і з близькими людьми теж - досить підняти трубку телефону або увійти в електронну пошту (ICQ, соціальну мережу). Ми все частіше відвідуємо не реальні, а віртуальні магазини, банки, туристичні агентства. І все ж всім нам шалено не вистачає часу! На роботу, на спілкування з сім`єю, на хобі, врешті-решт, на самого себе. А таке благо як доступність величезної кількості інформації в підсумку обертається проти нас - ми тонемо в її різноманітті.
Принцип «бути самим собою». Проштудіювавши безліч книг і посібників з тайм-менеджменту, я зрозуміла, що мені найбільш близькі погляди американської письменниці Джулії Моргенстерн. У книзі «Мистецтво планування та управління своїм часом і своїм життям» вона проголошує принцип «зсередини назовні». Я вважаю за краще використовувати більш зрозумілу фразу: «Бути самим собою».
Більшість книг по тайм-менеджменту закликають нас, постаратися «впихнути» в свій день якомога більше справ. На мій погляд, повноцінно використовувати час - не означає встигати більше. Ефективно використовувати час означає правильно проживати своє життя. Але це «ПРАВИЛЬНО» для кожного з нас має свій індивідуальний сенс. Джулія, і я разом з нею, не закликаємо працювати 24 години на добу і наповнювати кожну свою хвилину важливими справами. Байдикувати і лінуватися теж потрібно! До того ж важливі справи у всіх свої. Ви не повинні більше / менше працювати або більше / менше розважатися, ви повинні бути тим, хто ви є насправді.
Відео: як усе встигати, ЕФЕКТИВНИЙ ТАЙМ МЕНЕДЖМЕНТ, як планувати справи
Що нам заважає ефективно використовувати час? Насправді, кожна людина здатна навчитися управляти своїм часом, своїм розкладом, нарешті, своїм життям. Для цього потрібно лише зупинитися (а саме це так непросто в нашій метушливим дійсності!) І подумати: «А що ж мені заважає жити так, як я хочу?». Для того щоб легше було знайти відповідь, я пропоную читачам Мій знахар розглянути найбільш типові перешкоди на шляху ефективного тайм-менеджменту.
- Технічні помилки. Ви просто не знаєте, як можна планувати свій час, і Вам потрібно освоїти пару прийомів і методів. Наприклад, найпростіша порада - щоранку накидати план дня на аркуші паперу.
- Зовнішні фактори. Наше життя залежить не тільки від нас самих, але і від безлічі зовнішніх моментів. Можливо, сам по собі Ви дуже дисциплінована людина, але оточення як ніби тільки й існує, щоб порушувати Ваші плани.
- Психологічні перешкоди. Тут доведеться покопатися в собі. Можливо, Ви не робите щось тільки тому, що вважаєте це заняття безглуздим, нудним, непотрібним ...
Відео: Як все встигнути? | Управління часом | Планування дня | Час гроші | Світлана Светлікова
Технічні помилки. Почнемо з простого і розберемо, якими бувають технічні помилки.
Отже, перед Вами стоїть завдання, але Ви ніяк не можете приступити до її виконання або приступаєте, але толку зовсім мало.
Для виконання завдання невідводиться конкретного часу. Звичайно, найперший крок - це скласти список важливих справ на сьогодні / перелік завдань на місяць / цілей на найближчий період життя. Цим, правда, багато і обмежуються, не ставлять собі питання «Коли ж я буду це робити?». Традиційне «почну з понеділка» явно не прокатує.
Для виконання завдання відводиться невідповідний час. Якщо Ви чітко визначили саму задачу і час її виконання, але справа так і не зрушила з мертвої точки, можливо, певні години не найвдаліший. Наприклад, ми всі ділимося на «жайворонків», «сов» і «солов`їв» в залежності від того, в який час доби ми найбільш активні. Якщо Ви «сова», то природно, не варто призначати вирішення важливих питання на ранкові години. Почніть свій робочий день пізніше, Ви обов`язково все надолужите ввечері.
Ви помилилися в розрахунку часу, необхідного для виконання завдання. Більшість людей намагаються втиснути в свій день занадто багато справ, які просто нереально виконати за той час, поки людина не спить. А в кінці дня ми буваємо сильно розчаровані і навіть демотивовані тим, що не встигли і половини запланованого. Втім, буває і зворотне - ми швидко справляємося із запланованим, а потім «вбиваємо» залишився в безглуздих заняттях (наприклад, граємо в комп`ютерні ігри, блукаємо по соціальним мережам).
Відео: Як ВСЕ ВСТИГНУТИ? | ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ для господинь
Завдання надмірно складна. Великі складні завдання просто лякають нас, ми не знаємо, з якого боку до них підступитися. Напевно, кожен з читачів Мій знахар хоча б раз у своєму житті опинявся в подібній ситуації: Ви відкриваєте шафу, переповнений речами, які слід привести в порядок, і в жаху закриваєте його, кажучи собі «наступного разу».
Ви не можете згадати, що повинні зробити. Як часто ми розраховуємо «У перерві / у вихідний обов`язково зроблю те-то». І забуваємо. Не можна покладатися тільки на свою пам`ять, обов`язково використовуйте щоденник, де будете фіксувати всі свої справи.
Ваше робоче простір не організовано належним чином. Проілюструю цю помилку всього одним статистичним спостереженням: звичайний американський керівник щорічно витрачає в середньому 6 тижнів на пошук зниклої інформації та матеріалів на своєму робочому столі, в архівах і папках. І застосування електронних баз даних, на жаль, при невмілому використанні не зменшує проблему.
Ви - невідповідний людина для виконання завдання. А може Ви просто не той ?! Зізнатися в цьому не завжди означає визнання в слабкості і некомпетентності. Позбувшись від нудних, складних або просто неприємних занять, Ви зможете присвятити себе тому, що Ви дійсно вмієте і любите.
Отже, ми розглянули основні технічні помилки при плануванні часу, тепер прийшла черга для усунення їх у власному житті. І якщо Вам вже вдалося впоратися з цими помилками, але Ви все ще не встигаєте найважливішого у своєму житті, спробуйте проаналізувати своє оточення.
Зовнішні фактори при плануванні часу. Всі ми, на щастя, живемо не поодинці, а серед людей, які, на жаль, іноді втручаються в наші плани. До того ж, життя частенько підкидає нам обставини, з якими доводиться рахуватися і під які необхідно підлаштовуватися.
Ви взяли на себе занадто багато. Найчастіше нам тільки здається, що завдання, за яку ми хочемо взятися, непомірна. Варто лише освоїти прийоми ефективного планування часу. Але іноді завдання дійсно дуже важка і нереальна. У таких ситуаціях, як опинилася Марина, варто трохи пожаліти себе: відкласти деякі справи і знизити планку за якістю виконання решти завдань. Марина, наприклад, могла б до повернення чоловіка скасувати свої походи в басейн, а на вечерю готувати нехитрі страви.
Ви втомилися або захворіли. Всі ми - від офіціанта до генерального директора - живі люди, з якими трапляються перепади настрою, депресії, різні хвороби. Необхідно враховувати це і не працювати «на знос». При такому збігу обставин рекомендую читачам Мій знахар відгородитися від справ на день (або на той період, що потрібно Вам), не бійтеся, Ви все надолужите, коли відчуєте себе добре.
Непередбачуваність. Багато фахівців, особливо в сфері послуг, працюють в обстановці високої непередбачуваності (брокери і трейдери, лікарі, менеджери зі збуту і т.д.). Як з цим впоратися? Читачеві Мій знахар варто спробувати залишити в своєму розкладі поряд з чітко запланованими справами достатньо часу для непередбачених затримок і екстрених питань. Це проста порада, який працює. Також варто виділити проміжок часу, коли Ви зможете побути з самим собою (включити автовідповідач, попросити колег підмінити Вас).
Неорганізований партнер. Іноді чіткому виконанню всіх наших планів заважає наше найближче оточення. Наприклад, неорганізований чоловік, з яким Ви облаштовуєте будинок. Або недисципліновані колеги, від яких залежить результат і Вашої роботи. Найголовніша порада тут - не злитися на партнера, що не таїти образу. Людини, з яким у Вас хороші взаємини, цілком можна навчити основним принципам тайм-менеджменту. Наприклад, роз`яснити підлеглому, як краще планувати свій день. В інших випадках необхідно спробувати просто домовитися, тобто пояснити, що ви рухаєтеся до однієї і тієї ж мети, розглянути шляхи її досягнення.
Особисті психологічні особливості та їх вплив на планування часу. Якщо Ви вже освоїли описані вище методи, але все ще не знаходите часу для того, що Вам дійсно важливо, загляньте в свою душу. Спробуйте розібратися в собі, можливо, Ваші проблеми з управлінням часом, як це не парадоксально, вигідні Вашим справжнім неусвідомленим прагненням. Розглянемо типові психологічні перешкоди, які утримують людей від повноцінного управління своїм часом і життям.
Ви не прояснили свої життєві цілі і пріоритети. Не маючи перед собою чітко сформульованих глобальних цілей, Ви не можете ставити перед собою більш дрібні цілі і завдання, а значить, і не знаєте, чим саме і в яких пропорціях повинна бути заповнена Ваша повсякденна життя. Зазвичай ми ставимо перед собою занадто туманні цілі на кшталт «Хочу бути успішним і багатим, красивим і здоровим, мати дружну сім`ю і багато друзів». Більше конкретики! Що значить саме для Вас успіх? Вирости на роботі до керівника відділу або керуючого директора? А може для Вас успіх - це не обов`язкова наявність матеріальних благ, і Ви віддасте перевагу публічну популярність? І ще одне зауваження - часто наші власні устремління підміняються чужими цілями, нав`язаними ще в дитинстві.
Вам подобається працювати на межі своїх можливостей. Ви залишаєте все на крайні терміни, відчуваєте себе найкраще в ситуації цейтноту, саме тоді ви найбільш ефективні. Але навіщо тримати себе в постійному стресі ?! Краще заповнити свій графік такою кількістю цікавих і складних задач, щоб і при виконанні «вчасно» Вам жилося цікаво.
Ви боїтеся бездіяльності. Деякі люди не люблять залишатися без діла, це викликає у них лише негативні емоції: тривогу, роздратування і навіть почуття провини. Частина таких «трудоголіків» бояться залишитися без діла, тому що вважають бездіяльність марною тратою часу. Частина з них «тримають марку», тому що дуже діяльні люди незмінно захоплюють оточуючих. І тим, і іншим варто ретельно збалансувати своє життя і приділяти увагу і роботі, і сім`ї, і розвагам, і самовдосконалення. Інакше вони ризикують «згоріти на роботі». І ще одна частина «вічних двигунів» просто бояться залишитися наодинці з самими з собою, адже тоді з`явиться час подумати над тим, про що думати не хочеться (наприклад, про сенс власного життя або про нещасний шлюб, який пора розірвати).
Вам подобається жертвувати собою заради інших. Можливо, Ви з тих людей, що живе виключно для інших і відсуває власні потреби на другий план. Ви пишаєтеся тим, що можете і готові допомогти кожному, хто страждає. Або просто не вмієте говорити «ні». Через це Ваші цілі так і залишаються тільки на папері. Навчіться і самі приймати допомогу від оточуючих і говорити при необхідності «ні».
Ви боїтеся невдачі. Психологи називають цей феномен «мотивом уникнення невдач». Іноді страх перед можливим провалом настільки сковує нас, що нам простіше взагалі нічого не робити. В даному випадку часто може допомогти чесну відповідь на запитання «А що найгіршого може статися зі мною?». Крім того, дуже корисно навчитися сприймати невдачі як додаткову можливість, як ще одну сходинку на шляху до мети, а не як глухий кут.
Відео: Як планувати час? Дізнайся, як планувати час, щоб все встигати
Ви боїтеся успіху. У психології є і протилежне поняття «мотив уникнення успіху». Так-так, багато підсвідомо бояться досягнення своїх цілей. Адже, наприклад, така бажана керівна позиція може в той же час означати віддалення від сім`ї, а також заздрість друзів, які домоглися в житті набагато менше. Подолати дану перешкоду можна, спілкуючись з іншими успішними, на Ваш погляд, людьми, це допоможе відчути атмосферу успіху і заразитися нею.
Ви боїтеся нововведень. Це один з різновидів страху успіху: уклад життя, який є зараз, влаштовує Вас настільки, що Ви методично уникаєте всього, що може його порушити. Боязнь змін можна подолати, якщо до досягнення своїх цілей йти більш розмірено, поступово перебудовуючи і звикаючи до нового у Вашому житті.
Ви боїтеся завершення. Деякі люди постійно працюють відразу над декількома проектами, перескакуючи від одного до іншого, рідко доводячи до кінця хоча б один з них. Вони не отримують задоволення від завершення завдання. В такому випадку читачам Мій знахар раджу нагадувати собі, що у Вас завжди будуть нові можливості і нові проекти, що завершення одного з них означає лише можливість взятися за інший.
Ви - перфекціоніст. Перфекціоніст - це людина, яка прагне до досконалості в усьому. Якщо Ви по-перфекціоністські ставитеся до всіх завдань, що стоять перед Вами, Ви просто не зможете зробити все, що задумали. За потребою робити все досконало часто ховаються потреби в схваленні і прийнятті. Або ж це страх бути розкритикованим. Можливо, Ви виросли в сім`ї, де твердили «Ти повинен бути кращим!» І дуже засмучувалися, якщо серед річних оцінок була хоч одна «четвірка».
Ви боїтеся втратити натхнення. Серед людей мистецтва і творчих професій дуже поширена любов до безладдя, вони навіть вважають його джерелом власного натхнення. Однак безладна професійна і особисте життя призводить до сильних стресів. Варто відзначити, що видатні письменники, художники і музиканти часто творили щодня в один і той же час - причому натхнення було кожен день дуже різним. Заглянути в глибини своєї душі і цікаво, і страшно одночасно, але абсолютно необхідно, якщо Ви хочете навчитися ефективно управляти своїм часом.
